心理專家講了一個故事。老師往一個大口玻璃瓶放了幾塊大石塊問學(xué)生：“這個瓶子滿了嗎?”學(xué)生們答道：“滿了”。老師又將一些小石頭放進去，問：“這次滿了嗎?”學(xué)生學(xué)乖了，回答：“可能沒有滿”。老師往瓶子里倒了沙子，問：“現(xiàn)在呢?”學(xué)生們似乎懂了，回應(yīng)：“沒有”。老師最后將水倒入瓶子中，問：“同學(xué)們學(xué)到了什么嗎?”“我們總是可以創(chuàng)造更多的時間做更多的事!”一個學(xué)生回答。老師笑了說：“不錯，可是大家有沒有想過，如果不先把大石頭放進去，也許之后就沒有機會了。”

這個故事形象地說明了做事順序在工作中的重要性。

經(jīng)濟學(xué)家帕雷托發(fā)現(xiàn)，通常情況下，任何一件事情80%的結(jié)果取決于20%的原因。由此可見，如果大家在日常生活或工作中發(fā)現(xiàn)并出色完成了那20%的關(guān)鍵任務(wù)，成功就唾手可得了。

怎樣區(qū)分一件事是否關(guān)鍵呢?

如果我們以任務(wù)的急切性為橫坐標(biāo)，以重要性為縱坐標(biāo)，那么一個人所需完成的所有任務(wù)可以分為以下四類：重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要

重要并急切

此類任務(wù)為當(dāng)務(wù)之急，應(yīng)積極回應(yīng)，如客戶來電、救火等。中國人常說：“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。”當(dāng)我們面對重要并急切的任務(wù)時，沒有什么比時間還珍貴了。對于此類任務(wù)必須做到分秒必爭。

重要但不急切

下一個工程的計劃工作，這類任務(wù)雖然也很重要，但不需迅速回應(yīng)。對此應(yīng)主動回應(yīng)、掛在心頭。等重要并急切的任務(wù)都完成后，應(yīng)盡快著手此類任務(wù)。

急切但不重要

如朋友的臨時邀約，應(yīng)首先確保重要的任務(wù)都完成后，才去理會此類事件。一項日本調(diào)查發(fā)現(xiàn)，人們一天5.5個小時浪費在對不速之客的、無實際意義的回復(fù)上。急切不等于重要。如果大家大部分時間都在處理急切的并非重要的事，說明時間管理做得還不夠充分。

不急切也不重要

這類事情可不予回應(yīng)，確保不被分神。有數(shù)據(jù)顯示，在較發(fā)達地區(qū)，人們平均每月在交友網(wǎng)站上所花的時間高達5.5個小時。適度休閑是合理的，但放縱自己并不明智。

故事中提到的大石頭、小石頭、沙子和水，就可以很形象地代表以上四類任務(wù)。沙子和水是很容易塞進瓶子里的，所以根本不用著急理會。而石頭就不一樣了，尤其對于較大的石頭來說，不在最開始把它們放進瓶子里，就很難再找到機會了。

現(xiàn)代人在時間管理上表現(xiàn)出的四種情況

現(xiàn)代人挺忙，但忙人不一定忙出了效果，下面是四種忙碌類型：

欠忙族：特點好高騖遠，紙上談兵，表現(xiàn)為缺乏實際行動，結(jié)果是計劃無法實現(xiàn)。

窮忙族：特點是埋頭苦干，缺乏計劃，表現(xiàn)為無實際目的卻永遠在忙碌，結(jié)果是身心疲憊。

瞎忙族：特點是好像很忙，毫無目的，表現(xiàn)為無目標(biāo)，忙于瑣碎之事，結(jié)果是原地踏步，人生無法進步。

真忙族：特點是計劃明確，忙忙碌碌，表現(xiàn)為有計劃并付諸實現(xiàn)，結(jié)果是自我明確，高效率做事。

人生并不很長，如何進行時間管理很重要。時間管理就是在完成任務(wù)和實現(xiàn)目標(biāo)的過程中，用于安排時間的一系列技能和技巧。任務(wù)和目標(biāo)可以是工作范圍外的家庭生活。“時間管理”并不是要大家駕馭“時間”，而是通過合理安排任務(wù)，以確�？梢栽谔囟〞r間內(nèi)完成。巧妙的時間管理不僅可以減輕工作和生活中的壓力，還可以完成更多的事情，從而充實生活。

有效的時間管理可以被形象地描述為“ABC”優(yōu)先法則。所謂ABC就是把所有事物按照重要性分類，如前述的把任務(wù)按重要性和急切性分類，或把身邊的工具或文件按使用頻率分類等。

把握時間管理的10大對策

目標(biāo)設(shè)定

就是要有目標(biāo)。俗話說，“好的開始是成功的一半”，準(zhǔn)確的個人定位與合理的目標(biāo)設(shè)定可以直接影響到計劃的成功與否。我們首先需要知道自己想要什么、終極目標(biāo)是什么。哈佛大學(xué)曾經(jīng)對畢業(yè)生做過一項調(diào)查，發(fā)現(xiàn)只有3%的人有遠大并明確的目標(biāo)，而這些人后來成為各個領(lǐng)域的精英。

計劃合理

有了目標(biāo)，就需要寫一份計劃了。內(nèi)容需要包括：為什么要這樣做、要做什么、具體怎樣做。要寫清楚每項工作和目標(biāo)計劃需在多長時間內(nèi)完成和實現(xiàn)。建議把預(yù)計需要的時間計算得寬裕一些�？茖W(xué)家發(fā)現(xiàn)，每個人的最佳工作時間也許不同，對于一些人來說，有兩個容易被忽略的活動高峰期：早上11點到下午1點、下午4點到6點。大家應(yīng)該發(fā)現(xiàn)和利用自己工作效率最高的時間段。

主次分流

把任務(wù)按照重要性和急切性排序。但需要注意，緊急的事情并非一定是最重要的，要看清全局。“重要”的任務(wù)是根據(jù)個人情況和環(huán)境而定的，有時休息一下遠比完成幾份計劃書更重要且迫切。